avagy mese a konzerv halról, aminek nem volt feje

Ha nem működik vagy nem úgy, ahogy szeretnénk, a mai világ „problémamegoldó emberei” rögtön átszerveznek. Ami után a legtöbb kis- és középvállalkozás vezetője így summázza az átszervezést: Első feleségemnek köszönhetem karrieremet, karrieremnek köszönhetem második feleségemet. Sokszor ez is hasznos megoldás, de nem mindig kell a vízért ilyen mélyre ásni. A változás életünk, cégünk törvényszerű, szerves része. Szervezeti és személyes fejlődésünk egy életgörbéhez hasonlóan alakul. Az ellenállás a teljesen felesleges lassítás, vagy megállíthatatlanság tapasztalatát eredményezi. De ha a hiba saját készülékünkben van is, egy változás akkor sem jelentheti, hogy elveszítjük fejünket, vagy egyszerűen csak cseréljük a hibás alkatrészeket. Még akkor sem, ha mások ilyen „jótékony” hatást tapasztalnak saját bőrükön.

A legnagyobb hibát ott követi el egy cégvezető, ha sablont alkalmazva kívül állóként azonosítja a problémát, szakértőt von be, aki „megmondja a tutit”, majd vezetőként kihirdetve az új irányt elvárja, hogy alkalmazottai örömünnep kíséretében minden addigi problémát feledve, hatékonyabban folytassák a munkát. Rosszabb esetben a vezető nem kevés pénzt invesztál a változás menedzselésébe, az új módszer működése érdekében. Innen viszont már csak egy lépés választja el attól, igazzá váljon a régi mondás: Fejétől bűzlik a hal.

Mégis mit tegyünk, ha a változás szele, az átszervezés cégünk ajtaján kopogtat? Nincs általános recept, nincs mindenkire érvényes szabály. Utak, irányok, erősségi fokozatok vannak, melyek között érzésünk, belátásunk szerint válogathatunk. Vannak, akik azt gondolják: leggyakoribb a munka hatékonysága érdekében történő személyzeten csattanó átszervezés. Másoknak a változás környezeti megújulást, totális befejezést, személyes paradigmaváltást jelent. Gonosz dolog kimondani, de az átszervezés az esetek 90%-ában akkor jó, ha érinti az alkalmazottakat, ha MEGÉRINTI őket.

Eltérve korábban alkalmazott módszereinktől – igazodva egy többféle indokkal, móddal és formával történő átszervezéshez – nézzünk meg egy elméleti sort a gyakorlatban.

I. Az átszervezés az ajtóban áll, kopogtat. Mit tegyünk?

1. Gondoljuk át, írjuk össze milyen külső és/vagy cégen belüli okok vezettek a változás gondolatához!
2. Azonosítsuk a problémát, döntsük el róluk, hogy valóban nem személyesek, hanem céget érintőek!
3. Döntsük el valóban az átszervezés-e a legmegfelelőbb megoldás!

Mit ne tegyünk?

1. Ne rettenjünk meg a változástól!
2. Ne dobjuk félre új igényeinket csak azért, mert azok ellentétesek berögzült szokásainkkal!
3. Ne akarjunk mindenáron változtatni, ha nem vagyunk biztosak benne!

II. Az átszervezés gondolata a küszöbön áll. Mit tegyünk?

1. Átszervezés mellett döntöttünk. Csak előremutató pesszimizmusunk csíráit hagyjuk meg.
2. Képzeljük el az átszervezés pozitív hatásait, gondoljuk végig időtartamát, határozzuk meg írásban is a célját!
3. Vizsgáljuk meg, felkészültek vagyunk-e az átszervezés levezénylésére (egészség, jövőbeni utazások, képességek)!
4. Válasszuk ki a kezdés legmegfelelőbb időpontját, határozzuk meg a végét!
5. Mérjük fel kollegáink ellenállását és a rendelkezésre álló erőforrásokat, költségeket!
6. Korábban összeírt problémáinkat (5-8 db) tegyük érthetővé mindenki számára.
7. Döntsük el, mi magunk (érdemes megpróbálni) vagy külső cég végzi az átszervezést.

Mit ne tegyünk?

1. Ne beszéljünk negatívan az átszervezésről!
2. Ne induljunk el célok és időterv nélkül!
3. Ne becsüljük le magunkat, de ne is hősködjünk!
4. Ha a lebonyolítását magunkra vállaltuk, ne tartózkodjunk hosszabb időn keresztül távol.
5. Ne felelősöket keressünk, hanem a probléma megoldását!
6. Ne hibáztassunk senkit, ha elsőre ellenáll!
7. Ne higgyük, hogy csak egyetlen, általunk meghatározott irány van, amit mindenkinek követnie kell!
8. Ne higgyük, hogy a viták soha nem mutatnak előre!

III. Az átszervezés belépett az életünkbe. Mit tegyünk?

1. Fogalmazzuk meg egyetlen szóval, vagy mondattal dolgozóink számára is a legfontosabb átszervezési elemeket!
2. Győzzük meg őket a problémák megoldásának fontosságáról és segítségük nélkülözhetetlenségéről!
3. Gyűjtsük össze, beszéljük meg kollegáink átszervezésre irányuló ötleteit!
4. Hozzunk létre végrehajtó csapatot, állítsunk össze ütemtervet!
5. Tájékoztassuk – elérhető forrás segítségével – összes alkalmazottunkat az átszervezés tényéről, idejéről, felelőseiről, menetéről, stb.! Fogalmazzunk meg pozitív jövőképet és közös célt!
6. Térképezzük fel munkatársaink véleményét, győződjünk meg róla, hogy embereink valóban támogatnak-e minket! Legyen egységes, átgondolt következetesen kommunikált válasz arra, miért van szükség az átszervezésre!
7. Határozzunk meg módszereket, hogy eredményeinket és az átszervezés hatását mérni tudjuk.

Mit ne tegyünk?

1. Ne tévesszük szem elől a célt!
2. Sose legyünk következetlenek!
3. Ne vállaljunk magunkra minden feladatot, vonjuk be kollegáinkat is!
4. A kialakított csapat létszáma ne legyen se túl kevés, se túl sok.
5. Ne felejtsük el időközönként tájékoztatni a csapatban nem dolgozó kollegákat, esetenként segítségüket is kérhetjük!
6. Soha ne söpörjük le szó és indok nélkül kollegáink ötleteit!
7. Ne dolgoztassuk embereinket visszajelzés nélkül!
8. Soha ne egyéni céljainknak megfelelően alakítsuk az átszervezést!
9. Ne hallgassuk el véleményünket, de megfelelő stílusban közöljük! Ugyanezt követeljük meg kollegáinktól! A konstruktívan megfogalmazott kritika nem büntetendő cselekedet.
10. Ne béreljünk fel külső tanácsadó céget arra, amire kollegáinknak is van ötlete! Engedjük bizonyítani őket!
11. Ne felejtsük el: a javaslatok elfogadása után a megvalósítás következik!

IV. Az átszervezés kilépett az életünkből. Mit tegyünk?

1. Mondjunk köszönetet kollegáinknak! Éljük át a közös öröm lehetőségét!
2. Erősítsük meg a jövőképet, állítsunk fel új közös célt!
3. Vonjunk le tanulságot, elemezzük a hibákat!
4. Pihenjünk, éberen figyelve a jövő lehetőségeit!

Mit ne tegyünk?

1. Ne ünnepeljük egyedül a sikert!
2. Ne bízzuk el magunkat!
3. Ne feledkezzünk meg a holnapról!

Az intéseket átgondolva biztos, hogy azok a megoldások lesznek sikeresek, melyeket vezetők és vezetettek maguktól találnak ki, valósítanak meg két tanulságot megismerve: 1. Egy gödör ásásán kívül kevés dolog van, amit rögtön legfelül lehet kezdeni. 2. Nem az a fontos, hogy emberek vagyunk hanem, hogy minden helyzetben azok is maradjunk.