Mit kezdjünk alkalmazottaink ötleteivel?

Átszerveztük cégünket, a korábbiakhoz képest sokkal sikeresebben motiváljuk dolgozóinkat, arra viszont nem számítottunk, hogy alkalmazottaink ötletgyárat kezdenek üzemeltetni?

Akkor, most készüljünk fel rá! Mert ha jó munkát végeztünk az átszervezési és motiválási fázisban az ötletgyár láthatatlanul jött létre és egyik pillanatról a másikra fog elárasztani bennünket „termékeivel”. Felkészült vezetőként viszont tudnunk kell, mit kezdjünk alkalmazottaink ötleteivel, hogyan éljük meg rémálom helyett leányálomként a helyzetet.

Mai világunkban, ahol a kreativitás az újítással szorosan összekapcsolódva minden cég számára versenyelőnyt jelent, az ötletek két helyről jöhetnek. Kívülről és belülről. Előbbi általában magas összegű anyagi áldozattal jár (másik cégtől több pénzért elcsábított újító szellemű kollega, vagy kreatív ötleteket adó ügynökség). Utóbbi megfelelő humánerőforrás menedzsment és alkalmazotti motiválás egyenes, sok esetben teljesen ingyenes következménye, amit csak megfelelően kell kezelni és felhasználni a cég sikere érdekében. Az ingyenes, innovatív lehetőségek felkutatása mellett az alkalmazotti ötletek nagy segítséget jelentenek a munkafolyamatok és szűk keresztmetszeteik feltérképezésében, költséghatékony és kreatív termelői megoldások alkalmazásában is. A legtöbb kis- és középvállalkozás első számú vezetője mégis teherként éli meg az újítók megjelenését. Szerencsére egyre többen vannak, akik támogatják az ötleteket, mert tudják munkavállalóik ötletei legtöbbször:

• őszinte, cég iránt elkötelezett hűségtől vezérelve születnek, jobbító szándékkal,
• megnyilvánul bennük a közvetlen felettes iránti bizalom,
• a cégvezető válláról részben leveszik a görcsösen elvárt fejlesztés igényét,
• aktív visszacsatolást adnak a mindennapi munkáról,
• erősítik a versenyszellemet,
• a motiváció legolcsóbb, kettős hasznot hajtó, formáját jelentik, miközben
• kapcsolatot teremtenek a „végvárak dolgozói” és a vezető között.

„Már az ötleteket tudatosan inspiráló legkisebb reklámügynökség is tudja: nem minden ötlet korszakalkotó, nem mindegyik megvalósítható. De még a legrosszabb, legelszálltabb is tartalmazhat olyan gondolatot, amely alapja egy másik nagyon is sikeres újításnak. Ha elhisszük, hogy egy vállalkozás hosszú távú sikere, hatékony működése az alkalmazottak tudásán, szakértelmén, tehetségén, újító kreativitásán, ötletein és kiváltképp motivációján múlik, nem engedhetjük meg magunknak, hogy akár egyetlen ötletet is félvállról vegyünk, elsumákoljunk. – mondja Thuróczy Tímea az Arcus Interactive Group üzletfejlesztési igazgatója.

Mit tegyünk, hogy az ötletek folyamatosan jöjjenek, és megfelelően használjuk őket?

1. Tudatosan alakítsuk ki a légkört, mely megteremti a vezető és beosztott közötti bizalmat, inspirálva az „alulról” jövő ötleteket!

Az emberek számtalan ötletet képesek produkálni, melyeket minden esetben fel kell dolgozni, meg kell szűrni, és elemezni kell megvalósíthatósági szempontból. Kezdő „ötletgyűjtők” számára a hosszú távú kapcsolat érdekében fontos a bizalom. (Sose adjunk át ötletet „illetékes” kollegának olvasatlanul!) Ha alkalmazottaink nem félnek a meghallgatás hiányától, előbb-utóbb motivációs erőként élik meg újító ötleteik átadását egy előre meghatározott személynek, aki fogadja azokat és felelős az érdemi kezelésért. (Kisvállalkozásnál legnagyobb súlya a cégvezetőnek van.)

2. Ne legyünk képmutatóak, mert hiteltelenné válunk!

Az ötletelés hasznosságát hirdetve kerüljük az ötletgyilkos viselkedési formákat, munkafolyamatokat! Ha eddig nem fogadtuk szívesen alkalmazottaink ötleteit, saját nézőpontunkon, hozzáállásunkon is javítani kell.

3. Keressük meg „palántáinkat”!

Ők erősen innovatív személyiségükkel erősítik a csapatot. Kiemelten figyeljünk azokra, akik korábban is bombáztak bennünket ötleteikkel, vagy használjunk teszteket a személyiségek feltérképezésére (Meredith Belbin-féle team-teszt).

4. Teremtsünk fórumot és csatornát!

Konkrét probléma megoldása érdekében alkalmazzunk megkérdezést, javaslattételt. Tartsunk ötletbörzét, ahol ítélkezés nélkül gyűjtjük össze kollegáink javaslatait, hogy későbbi objektív vizsgálat utáni szűkítésekkel találjuk meg a legoptimálisabb megoldást. Az ötletláda ma már elavult módszer. Az intranet és más belső kommunikációs csatorna alkalmasabb ötletek gyűjtésére. (Több cég közvetlen e-mail címet, formanyomtatványt használ.) Kérdőív esetén egyértelmű, rövid kérdéseket használjunk, és az eredményét kommunikáljuk a kollegák felé!

5. Legyenek (kommunikáljuk is) elvárásaink az ötletek formáját illetően!

A légből kapott ötletek megelőzhetőek elvárásaink egyértelmű megfogalmazásával. (Ötletadó/k neve, szakterülete, az ötlet pontos megnevezése, kifejtése, előzménye, alkalmazásának előnye, becsült költsége stb.) Segít a belső használatú, könnyen értelmezhető formanyomtatvány.

6. Legyen visszacsatolás az ötlet beérkezésekor!

Érdemi válaszadás nélküli tény jelzése: az ötlet célba ért köszönjük, feldolgozása megkezdődött x határidővel. (Automatikus válasz e-mail, írott, esetleg személyes nyugtázás.)

7. Soha ne vessünk el azonnal ötletet, soha ne tiporjuk el az ötletadót!

Az „ötletgyár” folyamatossága, a bizalom töretlensége érdekében senki ötletét se degradáljuk le (akkor se, ha az valóban használhatatlan)! Ne mondjunk véleményt előre, ismeretlenül, mások előtt! Ilyenek miatt végleg elveszíthetjük jól teljesítő beosztottainkat is. Rossz ötlet is lehet alap egy másik megvalósításához.

8. Ne féljünk megkérdezni az ötletadót javaslatáról!

Ez újbóli átgondolást jelent, melyhez adhatunk új szempontokat. Figyeljünk arra is, valóban azé-e az ötlet, aki előterjesztette!

9. Adjunk lehetőséget a jó ötlet megvalósulására!

Úgy, hogy az ötletgazda is részt vegyen benne! Egy ötlet elvetésekor adjunk indoklást a visszajelzésben és zárjuk le a folyamatot!

10. Alakítsuk ki a hasznos ötletek jutalmazási formáját!

Ha az ötlet gazdaságilag is mérhető eredményt hoz a részvétel, a hozzáértés elismerése egy idő után nem elegendő. Szép szavak mellett más jutalmazási forma is kell.

Nem lehet elégszer hangsúlyozni: az alkalmazotti ötletek átgondolt, tudatos felhasználásával a vállalkozás sikeressége olyan, mint a sárkányeregetés. Már az előkészítésnél szükségesek jó ötletek, jó alapanyagok (tárgyak, emberek), bizalom (fejlesztése, fenntartása) és folyamatos, projektalapú gondolkodás, kommunikáció. Főleg, ha arra vágyunk, hogy az általunk készített sárkány ne szégyenszemre a földön kússzék, hanem biztos kézben tartva szárnyaljon!