Homokozó, piactér, értekezlet

Homokozó, piactér, értekezlet

Nincs borzasztóbb egy vezető számára, ha az állandó összeülések, megbeszélések, találkozók, értekezletek miatt napjai elaprózódnak és a megkezdett munkafolyamatok végtelen történetté válnak.

Sok cégvezető egy sikertelen értekezlet, és két hasonló megbeszélés után minden nap azt veszi észre, hogy munkaideje régen lejárt, egyedül lézeng a folyosón. Miután ráébred, hogy a nap legértelmesebb beszélgetését este nyolckor a takarítónővel folytatta, csak annak örül, ha van ideje megnézni 150 db-os állományra duzzadt e-mailjeit.

Az értekezlet egy munkahelyen szükségszerű.

Gyakran ugyanabban az időpontban, ugyanazon a helyen, ugyanazokkal a személyekkel tartandó találkozója, amit legtöbben a hátuk közepe helyett inkább a pokolba kívánnak az összes típusával együtt:

Homokozó – 4-5 fő, szigorú szülői felügyelettel („mégfelsőbb” vezetés), a másik osztály homokozójára irigykedve mesél történéseket, fél információval az óvónéni családi állapotáról.

Önálló dalest – főszereplője hívja össze, ha kedve szottyan. Addig tart, amíg a felgyülemlett összes bánatot ki nem énekli magából, a végén pedig, mindenkinek tapsolni kell.

Piactér – összejönnek, szétnéznek, össze-vissza beszélnek, alkudoznak. A végén sem tudják meg, ki hívta össze őket, miért és mit akart. De legalább jót beszélgettek, némi infóhoz jutottak, még ha sokáig is tartott.

Földrengés – ismeretlen, nagy tudással, sok információval rendelkező személy, akinek körvonalait is ritkán látni, mindennap, vagy meghatározott időközönként kifüggeszt egy tájékoztatót, amin a földrengés áldozatai és egyéb életmentő teendők vannak. Modern formája az e-mailen küldött, szappanoperaszerű formában leadott kiáltvány.

Orvosi rendelő – a vezetői előszoba, ahol mindenki arra vár, hogy előre meghatározhatatlan időpontban bejusson az egyszemélyes értekezletre. Csak azok jutnak információhoz, akik a váróban legalább egy órát eltöltenek a többiekkel, vagy jók a nővérkénél.

Svájci óra-szaküzlet – mindig pontosan ugyanakkor, ha kell, ha nem van összejövetel. Jó esetben a semmiről beszélnek, de legalább egy kávét, teát és egy szelet svájci csokit lehet kapni.

Talkshow – poénhegyek egy-két kényszeres viccmesélő bohóccal. Nem történik semmi komoly, van idő a lazulásra. A fárasztó poénokhoz mindenki jópofát vág főleg, ha a vezető a poéngyáros.

Itt a piros, hol a piros – mindenki figyel, mindent megbeszélnek csak éppen döntések nem születnek. Így a végén, mindenki hoppon marad.

A tisztán keményebb és gyorsabb munka nem oldja meg a problémákat, és a time-menedzsment is csak részleges sikert hoz.

Pontosan ezért, legelőször azt kell eldönteni, hogy a felmerült téma miatt valóban értekezletet kell-e összehívni és mit akarunk az értekezlettel elérni. (A rutinszerű gyűlések csak addig sikeresek, amíg kivétel nélkül mindegyik segít céljaink elérésében.) A kulcs annak a kezében van, aki a találkozót összehívta, mert az értekezletek rövidek és hatékonyak is tudnak lenni egyszerre. Összehívás előtt célszerű alaposan átgondolni, összeírni a felvetendő témákat, főbb irányvonalakat, meghatározni az időpontot (nem jó a munkaidő vége) és a szemléltető eszközöket. Ha a téma közös döntést igényel hasznos, e-mailben előzetesen legalább egy nappal, anyagokat szétküldeni megfogalmazva kérdéseinket, kapcsolódó elvárásainkat (véleményezés, alternatív javaslatok, stb.). A megbeszélés kezdetekor mindig tisztázni kell, honnan-hová kívánunk eljutni és erre mennyi időt szánunk (10-12 fős értekezletnél ez utóbbi elengedhetetlen).

Egy-egy jól elhelyezett poén, pozitív gondolat már az elején oldja a légkört, összerántja a gondolatban még meg nem érkezett csapatot.

Hetente egynél többször csak indokolt esetben jó értekezni. (A gyártósor-indítás nem értekezlet!) Pénteken tartott értekezlet akkor lehet hatékony, ha hétvégén mindenki dolgozik. Délutánra lanyhul a kollégák figyelme. Ebéd után, sokaknak izgalmat okoz a munkaidő végének közeledése, ezért a legtöbben hét elején – nem feltétlen hétfőn –, reggeli órákban, a munkára való finomhangolódás után gyűlnek össze. Általánosan elfogadott szabály az is, hogy kiemelt prioritású témák esetén sem szabad másfél óránál hosszabb időt egy helyben tölteni (eddig tart egy átlagos ember tényleges figyelme). Egy óra bőven elég kell legyen azzal együtt is, hogy a résztvevők elmondják minden problémájukat. Ha mégsem, másfél óra után tartsunk negyedóra szünetet.

Fontos, hogy az értekezleten valóban csak azok legyenek jelen, akik nélkülözhetetlenek.

Az viszont nem mindig hatékony, ha egy állandó kör alkotja a tagságot, és egy-egy projekt vezetője nem tarthat beszámolót. Ha az általában nem ülésező kollega tudja, az őt érintő kérdések megbeszélése után távozhat, nincsenek sértődések és színes az értekezlet. A személyeket érintő dicséret, rossz teljesítmény kiemelése mellett sokan gyorsan elmennek, nem adva lehetőséget az okok bemutatására. A magyarországi munkavállalók többsége nem is rendelkezik megfelelő kultúrával sem önmaga, sem mások értékelésére vagy a tőlük jövő kritika kezelésére. Pedig ennek megtanulása nagyon fontos lenne, mert nehéz helyzetekben ők azok, akik elfelejtik: nem a bűnbak, hanem a megoldás keresése a legfontosabb. A rossz teljesítményű emberek plénum előtti pellengérre állítását pedig, legalább egy személyes beszélgetésnek kell megelőznie. Kevesen használnak kimutatásokat, adatokat, számokat is a teljesítmény bemutatására, sőt azt is elfelejtik, hogy a kérdések gyakran többet érnek, mint a válaszok.

Minél nagyobb létszámú (8 fő fölött, vagy kiemelten fontos téma esetén) a meeting,

annál fontosabb az irányítás, és az elhangzottak rögzítése (nagy létszám – szószerinti archiválás; kisebb csoport, mindennapi téma – emlékeztető).

Jó, ha van olyan ember, aki csak a rögzítés feladatára koncentrál. Nem jó, ha ő a titkárnő, és ez a külön feladat megállítja a titkárság életét. Az értekezlet vezetője nem szónok, hanem moderátor. Nem a szólásengedély hatalmát birtokolja, hanem segít, hogy különböző területek vezetői megértsék egymást. A légkör építő jellegű maradjon, a kialakuló konfliktusok megoldódjanak, és az információ megtalálja legmegfelelőbb áramlási formáját. Feladata a passzív résztvevők véleményének megismerése, a túl aktívak visszafogása, az egyensúly megteremtése, a témák életben tartása és a lezárás. Összegezni, végigvenni teendőket, felelősöket és elmondani a korábban közösen meghatározott feladatokat, határidőket. Esetleg felvetni, elfogadtatni a következő találkozó időpontját.

A technikai eszközök használatában, ismeretében sokat kell még fejlődni a kis- és középvállalkozások vezetőinek.

De sokan, kortól függetlenül járatlanok, tapasztalatlanok a csoportdinamika témakörében is. Nem figyelnek, vagy nem akarnak figyelni arra hogyan, milyen erőviszonyok alapján fejlődik a csoport, amit összehívtak. Pedig kellene, mert az élet túl rövid ahhoz, hogy időnket eredménytelen megbeszélésekre és értekezletekre pocsékoljuk!

 

Homokozó, piactér, értekezlet

 

Vélemény, hozzászólás?

tizenkettő − 1 =