Az átszervezés művészete

avagy mese a konzerv halról, aminek nem volt feje
Ha nem működik vagy nem úgy, ahogy szeretnénk, a mai világ „problémamegoldó emberei” rögtön átszerveznek. Ami után a legtöbb kis- és középvállalkozás vezetője így summázza az átszervezést: Első feleségemnek köszönhetem karrieremet, karrieremnek köszönhetem második feleségemet. Sokszor ez is hasznos megoldás, de nem mindig kell a vízért ilyen mélyre ásni. A változás életünk, cégünk törvényszerű, szerves része. Szervezeti és személyes fejlődésünk egy életgörbéhez hasonlóan alakul. Az ellenállás a teljesen felesleges lassítás, vagy megállíthatatlanság tapasztalatát eredményezi. De ha a hiba saját készülékünkben van is, egy változás akkor sem jelentheti, hogy elveszítjük fejünket, vagy egyszerűen csak cseréljük a hibás alkatrészeket. Még akkor sem, ha mások ilyen „jótékony” hatást tapasztalnak saját bőrükön.
A legnagyobb hibát ott követi el egy cégvezető, ha sablont alkalmazva kívül állóként azonosítja a problémát, szakértőt von be, aki „megmondja a tutit”, majd vezetőként kihirdetve az új irányt elvárja, hogy alkalmazottai örömünnep kíséretében minden addigi problémát feledve, hatékonyabban folytassák a munkát. Rosszabb esetben a vezető nem kevés pénzt invesztál a változás menedzselésébe, az új módszer működése érdekében. Innen viszont már csak egy lépés választja el attól, igazzá váljon a régi mondás: Fejétől bűzlik a hal.
Mégis mit tegyünk, ha a változás szele, az átszervezés cégünk ajtaján kopogtat? Nincs általános recept, nincs mindenkire érvényes szabály. Utak, irányok, erősségi fokozatok vannak, melyek között érzésünk, belátásunk szerint válogathatunk. Vannak, akik azt gondolják: leggyakoribb a munka hatékonysága érdekében történő személyzeten csattanó átszervezés. Másoknak a változás környezeti megújulást, totális befejezést, személyes paradigmaváltást jelent. Gonosz dolog kimondani, de az átszervezés az esetek 90%-ában akkor jó, ha érinti az alkalmazottakat, ha MEGÉRINTI őket.
Eltérve korábban alkalmazott módszereinktől – igazodva egy többféle indokkal, móddal és formával történő átszervezéshez – nézzünk meg egy elméleti sort a gyakorlatban.
I. Az átszervezés az ajtóban áll, kopogtat. Mit tegyünk?
- Gondoljuk át, írjuk össze milyen külső és/vagy cégen belüli okok vezettek a változás gondolatához!
- Azonosítsuk a problémát, döntsük el róluk, hogy valóban nem személyesek, hanem céget érintőek!
- Döntsük el valóban az átszervezés-e a legmegfelelőbb megoldás!
Mit ne tegyünk?
- Ne rettenjünk meg a változástól!
- Ne dobjuk félre új igényeinket csak azért, mert azok ellentétesek berögzült szokásainkkal!
- Ne akarjunk mindenáron változtatni, ha nem vagyunk biztosak benne!
II. Az átszervezés gondolata a küszöbön áll. Mit tegyünk?
- Átszervezés mellett döntöttünk. Csak előremutató pesszimizmusunk csíráit hagyjuk meg.
- Képzeljük el az átszervezés pozitív hatásait, gondoljuk végig időtartamát, határozzuk meg írásban is a célját!
- Vizsgáljuk meg, felkészültek vagyunk-e az átszervezés levezénylésére (egészség, jövőbeni utazások, képességek)!
- Válasszuk ki a kezdés legmegfelelőbb időpontját, határozzuk meg a végét!
- Mérjük fel kollegáink ellenállását és a rendelkezésre álló erőforrásokat, költségeket!
- Korábban összeírt problémáinkat (5-8 db) tegyük érthetővé mindenki számára.
- Döntsük el, mi magunk (érdemes megpróbálni) vagy külső cég végzi az átszervezést.
Mit ne tegyünk?
- Ne beszéljünk negatívan az átszervezésről!
- Ne induljunk el célok és időterv nélkül!
- Ne becsüljük le magunkat, de ne is hősködjünk!
- Ha a lebonyolítását magunkra vállaltuk, ne tartózkodjunk hosszabb időn keresztül távol.
- Ne felelősöket keressünk, hanem a probléma megoldását!
- Ne hibáztassunk senkit, ha elsőre ellenáll!
- Ne higgyük, hogy csak egyetlen, általunk meghatározott irány van, amit mindenkinek követnie kell!
- Ne higgyük, hogy a viták soha nem mutatnak előre!
III. Az átszervezés belépett az életünkbe. Mit tegyünk?
- Fogalmazzuk meg egyetlen szóval, vagy mondattal dolgozóink számára is a legfontosabb átszervezési elemeket!
- Győzzük meg őket a problémák megoldásának fontosságáról és segítségük nélkülözhetetlenségéről!
- Gyűjtsük össze, beszéljük meg kollegáink átszervezésre irányuló ötleteit!
- Hozzunk létre végrehajtó csapatot, állítsunk össze ütemtervet!
- Tájékoztassuk – elérhető forrás segítségével – összes alkalmazottunkat az átszervezés tényéről, idejéről, felelőseiről, menetéről, stb.! Fogalmazzunk meg pozitív jövőképet és közös célt!
- Térképezzük fel munkatársaink véleményét, győződjünk meg róla, hogy embereink valóban támogatnak-e minket! Legyen egységes, átgondolt következetesen kommunikált válasz arra, miért van szükség az átszervezésre!
- Határozzunk meg módszereket, hogy eredményeinket és az átszervezés hatását mérni tudjuk.
Mit ne tegyünk?
- Ne tévesszük szem elől a célt!
- Sose legyünk következetlenek!
- Ne vállaljunk magunkra minden feladatot, vonjuk be kollegáinkat is!
- A kialakított csapat létszáma ne legyen se túl kevés, se túl sok.
- Ne felejtsük el időközönként tájékoztatni a csapatban nem dolgozó kollegákat, esetenként segítségüket is kérhetjük!
- Soha ne söpörjük le szó és indok nélkül kollegáink ötleteit!
- Ne dolgoztassuk embereinket visszajelzés nélkül!
- Soha ne egyéni céljainknak megfelelően alakítsuk az átszervezést!
- Ne hallgassuk el véleményünket, de megfelelő stílusban közöljük! Ugyanezt követeljük meg kollegáinktól! A konstruktívan megfogalmazott kritika nem büntetendő cselekedet.
- Ne béreljünk fel külső tanácsadó céget arra, amire kollegáinknak is van ötlete! Engedjük bizonyítani őket!
- Ne felejtsük el: a javaslatok elfogadása után a megvalósítás következik!
IV. Az átszervezés kilépett az életünkből. Mit tegyünk?
- Mondjunk köszönetet kollegáinknak! Éljük át a közös öröm lehetőségét!
- Erősítsük meg a jövőképet, állítsunk fel új közös célt!
- Vonjunk le tanulságot, elemezzük a hibákat!
- Pihenjünk, éberen figyelve a jövő lehetőségeit!
Mit ne tegyünk?
- Ne ünnepeljük egyedül a sikert!
- Ne bízzuk el magunkat!
- Ne feledkezzünk meg a holnapról!
Az intéseket átgondolva biztos, hogy azok a megoldások lesznek sikeresek, melyeket vezetők és vezetettek maguktól találnak ki, valósítanak meg két tanulságot megismerve: 1. Egy gödör ásásán kívül kevés dolog van, amit rögtön legfelül lehet kezdeni. 2. Nem az a fontos, hogy emberek vagyunk hanem, hogy minden helyzetben azok is maradjunk.
Vélemény, hozzászólás?