Úriember nem vaddisznó – Szerződés okosan

Úriember nem vaddisznó - Szerződés okosan

Napjaink bürokratikus és egyéb negatív jelzőkkel illetett üzleti életében végképp feledésbe merült a szóbeli megállapodás úriemberhez méltó formája. A felgyorsult világ felületes kommunikációja pedig komoly nézeteltéréseket is okozott már. De az együttműködések mindig valamilyen megállapodáson alapulnak, s bármennyire sok időt visz is el a papírozás érdemes nem csak írni, hanem tervezni és el is olvasni a szerződéseket.

A szabályok szerint, ha egy vállalkozás partnere éves szinten több mint 200 eFt díjazásban részesül, akkor mindenképpen szükségünk van írásos szerződésre. S bár a szerződéskötés legalapvetőbb elemeit minden kis- és középvállalkozás vezetője ismeri – sokan 4-5 panelszerződést is elő tudnak rántani fiókjukból –, annál kevesebben vannak, akik az általuk adott marketing, reklám megbízásokra precíz szerződést kötnek. „A ReVISION GERILLA MARKETING minden megbízáshoz külön szerződést köt, amelyben részletesen leírjuk az elvégzendő munkálatok típusát, lépéseit.

A leírtakhoz teljes mértékben tartjuk magunkat, és partnereink is ugyanezt teszik. A korrekt üzleti együttműködésre való törekvés értelmében azonban, ha az ügyfél bármit módosítana kampány közben, úgy annak lehetőségeinkhez képest eleget teszünk. Azonban minden kis- és középvállalkozásnak azt javasoljuk, hogy mindig kössön szerződést!” – teszi hozzá Bonyhádi Gábor, client attack commander.

Szerződés - Úriember nem vaddisznóMeghatározott eredményt biztosító vállalkozási szerződések esetében a vállalkozó valamely munkával elérhető eredmény létrehozására, a megrendelő pedig a szolgáltatás átvételére és díj fizetésére köteles. Együttműködés esetén a felek tájékoztatási kötelezettséggel tartoznak egymás felé, így szakszerűtlen utasításkor a vállalkozó köteles figyelmeztetni a megrendelőt. Ha megrendelő fenntartja kérését, a vállalkozó már nem saját kockázatára végzi el a munkát. „Egy szerződésnek vannak kötelező formai és tartalmi elemei, ez tehát nem kívánságműsor. De nyilván iparágtól/szektortól függően más-más elemek is szerepelhetnek még egy szerződésben.

Partnereink általában kiemelt figyelmet fordítanak a fizetési feltételekre, elsősorban a fizetési határidőre, az esetleges késedelmes fizetést érintő szankciókra. Időnként próbálják túlbiztosítani magukat, de ebből problémáink még soha nem voltak. Nagyobb partnereinknél hivatásos szakember nézi át a szerződéseket, így mindenki olyat vállal, amit be is fog tartani.

Természetesen az észszerűség határain belül rugalmasnak kell lenni, néhány nap csúszás a fizetési határidő tekintetében még nem a világ vége. Az esetek nagy részében egy udvarias emlékeztető telefon megoldja a problémát” – egészíti ki Józsa Gyula, aki a Forecast Research Piackutató cégnél a lakossági és üzleti kutatások vezetője. A reklám a marketing speciális területeként jelentős erőforrásokat igényel, ezért egyre több vállalkozás bíz meg szakértőt, ügynökséget a sikeresség érdekében. De a formai dolgok mellett mire kell figyelni, ha kreatívot bízunk meg?

1. Lehetőségeink felmérése

Van-e megfelelő személyzet, van-e elég idő (munka már elkészült, szerződés még nincs), anyagi és szakmai háttér egy-egy feladat, vagy szerződésben foglalt kampány lebonyolításához. Nem csak utólag, az APEH miatt kell szerződést kötni!

2. A legszimpatikusabb, hozzáértő partner megtalálása

Fontos, hogy a cég, akivel együtt dolgozunk, értse az észjárásunkat, partner legyen a közös munkában. A legtöbb ügynökségnek van weboldala, ahol megnézhetjük a referenciákat, a portfoliót. De magától a cégtől is kérhetjük a szakmai tapasztalat igazolását, kollegáik képzettségét, kiemelkedő szakterületeit. De nem mindig ez a fontos, a kezdők is lehetnek jók! A lényeg, hogy tisztában legyünk azzal, kitől mit várhatunk el.

2.1 Árképzésük

A felkapott, vagy nagy ügynökségeket meg kell fizetni. Egy szabadúszó magányos tervező viszont dolgozhat otthon alacsony költségekkel. Vannak átalánydíjas, óradíj alapú vagy egyedi árazás szerint megadott árak. Érdemes ezt átbeszélni, rögzíteni.

2.2 Együttműködés

Fel kell térképezni a leendő partner információkezelését. Hogyan oldják meg a napi szintű munkával járó feladat- és ügyfélkapcsolatot? Ez majd megfelel-e nekünk? Fontos a reagálások gyorsasága és érthetősége is.

3. Tervezés és háttér

Elsődleges a szerződés tárgyának részletezése, a reklámozandó termék, szolgáltatás leírása, szemléltetése (főleg alacsony ismertségi szint esetén). Ötleteinket, elképzeléseinket érdemes megosztani az ügynökséggel, főleg, ha nincs képzett marketinges alkalmazottunk. Bár az ilyen információkat az ügynökség is megszerezheti, nagy és gyorsabb segítség, ha megosztjuk meglévő tapasztalatunkat. Termék esetén fontos: márkatörténet, versenytársak és versenyelőnyök, már meglévő kutatási eredmények, fogyasztókról való ismeretünk, korábbi kommunikációink és a jogszabályi, helyi körülmények sajátosságai. Ötleteink csak akkor érnek valamit, ha képesek vagyunk megvalósítani!

Szerződés - Úriember nem vaddisznó4. Marketing és kommunikációs célkitűzéseink egyeztetése, rögzítése

Eltérő céljaink, célcsoportjaink eltérő szakmai hozzáállást követelnek. Új termék bevezetése nem egyenlő az újrapozícionálással, vagy az eladások fellendítésével. Jó, ha képesek vagyunk elképzeléseinket számokban, mérhető formában is kifejezni (megjelenések száma, bevétel, új üzletek, kapcsolatfelvétel, látogatottság). Fontos tudni, teljesíthetőnek tartja-e elképzeléseinket leendő partnerünk.

Piackutatáskor tudni kell, mire keressük a választ, milyen irányú következtetéseket várunk. Mindezt a sok információt átadhatjuk egy megbeszélés (brief) alkalmával, ahol jegyzőkönyv rögzíti az elhangzottakat (magnó is jó) és az átadásra került, visszavárt anyagokat. A szerződés tartalmazhatja kinek, hány napon belül kell megírni a jegyzőkönyveket, arra hogyan, mennyi időn belül kell reagálni.

5. Módszerek megválasztása, felelősség

Együttműködésünk és a megvalósítás módszereit lehet előre rögzíteni, hiszen sok esetben ezek eltérő költségtényezőket képviselnek. Piackutatásnál nem mindegy, hogy kvantitatív vagy kvalitatív módszerekre támaszkodunk, mélyinterjút, vagy fókuszcsoportot alkalmazunk. A hirdetések formái, típusai is különböznek. A vállalkozónak felelőssége szem előtt tartani a megbízó érdekeit, vagy a szakszerűtlenségre felhívni figyelmét.

6. Kapcsolattartók, kapcsolattartási idő, forma, gyakoriság

A vezetők mellett a felelősök konzultálnak és beavatkozhatnak. Ők végzik az ellenőrzéseket, a visszajelzéseket, a módosítások átvezetését. Együttműködésüket a zökkenőmentes kapcsolat érdekében aprólékosan lehet definiálni. (Hétvégi munka milyen esetekben, naponta hány óráig, mennyi idő van a visszajelzésekre stb.) Rögzíthető, kinek a feladata a nyersanyagok, a különböző jogok megszerzése, és az alvállalkozó igénybevételének lehetősége, a hozzá tartozó felelősséggel együtt.

7. Titoktartás

Ha a megbízó úgy ítéli meg ajánlott meghatározni mi az üzleti titok, mik a felfedési kötelezettségek, a titoktartás határideje, hogyan történik az átadott dokumentumok kezelése. Adatbázis átadásoknál ez rendkívül fontos!

8. Tulajdonjog, szerzői díj

Legyen a szerződés része a szerzői és felhasználói jog (örökár, személyi, területi, időbeli korlátozás). Sajnos a legtöbb cég csak akkor szembesül ezzel, amikor kiderül hozzáláncolta magát egy ügynökséghez, mert módosítani kívánt hirdetése nem képezi a tulajdonát. Ne féljünk kérni szerkeszthető, mások számára is átadható pl. vektorgrafikus anyagokat, levilágított, nyomdai filmeket. Fontos a végleges termék tulajdonjoga és átadott formája is.

9. Hatályosság

Felmondás, megszűnés, teljesítések igazolásának módja, vis major, szerződésszegés. Jó tudni, hogy a megrendelő a vállalkozási szerződéstől bármikor elállhat, de legtöbb esetben köteles kártalanítani a vállalkozót. Szerződésszegés esetén a felek elállhatnak a szerződéstől, és kártérítést követelhetnek még a szerződés lejárta előtt. Ha a megrendelőnek időközben merülnek fel igényei, akkor azok módosíthatják a határidőket és az árat is!

10. Fizetési forma, ütemezés

Legyen rögzítve a szerződéses tevékenység pontos ára, devizaneme esetleges fizetési ütemezése, határideje, kiegyenlítési módja vagy az előlegadás lehetősége. Érdemes foglalkozni a sürgősségi felárral, az árszámítás módjaival, ezek későbbi igazolásával, az esetleges plusz munkadíjak felszámításával és a késedelmes fizetéssel. Tervezőtevékenység esetén szabályozható az árban foglalt tervezetek, a kérhető variánsok száma is. (Hirdetések átméretezésénél nagyon fontos dolog egy alapdarab és az afeletti ár!)

11. Határidők, büdzsé, egyéb tudnivalók

Ezek nélkül mindkét fél sötétben tapogatózik, ezek adják a keretet. Probléma, ha már az elején nem tudjuk, mekkora a büdzsénk, mikorra kell készen állnia a kampánynak, mik a kötelező elemek, mi a forgatókönyv, a kiemelt momentumok mi történik vitás esetben.

12. Megfelelő szerződési forma választása

A keretszerződés csak a lényeges keretfeltételeket tartalmazza és egy-egy precíz, írásos megrendelővel aktiválható. A blanketta, első ránézésre megrendelőnek tűnik és mindenkire egyformán, eltérés nélkül, általánosan vonatkozik. A megbízási szerződés sok esetben csak a munka elvégzését garantálja, az eredményeket nem. A legtöbb esetben a legjobb választás az egyedi tartalommal létrejött vállalkozói szerződés.

Sajnos, ma még a legtöbb ügynökség nagyvállalatoknak dolgozik, és a szerződéskötésben (betartásban) is gyakorlottabb a kkv-knál. Próbálkozásukat sete-suta, de becsülendő dolognak tekintik, ahol figyelni kell arra, hogy a mindent pontosan szabályozó szerződés szárnyalás helyett ne földön kúszást eredményezzen.

Vélemény, hozzászólás?

nyolc + tizennégy =