2020-ban a koronavírus-járvány és az azt követő korlátozások következtében felgyorsult az otthoni munkavégzés és a home office elterjedése.

Nem csak az oktatásban, az otthoni munkavégzésben, hanem egy-egy csapatmunkát igénylő feladat elvégzéséhez is elengedhetetlen a megfelelő típusú és minőségű kommunikáció biztosítása. Valamilyen megoldást kellett és kell is találni arra, hogy mivel válthatók ki a személyes jelenléten alapuló kommunikáció. A probléma megoldásaként tűntek fel és váltak ismertté a különböző videokonferencia-szolgáltató szoftverek.

Alig fél év elteltével már többféle videokonferencia-szolgáltatás közül válogathatunk, azonban mindegyik különböző funkciókkal és csomagajánlatokkal rendelkezik. Ezzel a bejegyzéssel szeretnénk segíteni a vállalkozásoknak abban, hogy milyen szempontokat érdemes figyelembe venni, ha alacsony beruházási költséggel szeretnék a videokonferencia-szolgáltatásokkal szemben támasztott lehető legtöbb igényüket teljesíteni.

A vállalatok, szükségletüktől függően, hozzáférhetnek videokonferencia-szolgáltató szoftverekhez viszonylag alacsony befektetéssel. A legtöbb szoftver díját hosztonként (rendszergazdánként) számítják, tehát nem szükséges a vállalatnál mindenkinek licenc. Több licencre akkor van szükség, ha azt tervezzük, hogy egyszerre több megbeszélésnek is a rendszergazdái leszünk vagy egy értekezlethez több rendszergazdát szeretnénk hozzáadni. Tehát általában nincs költsége annak, ha valaki csak részt vesz a megbeszélésen.

A legtöbb videokonferencia-szolgáltató egyszerre kínál ingyenes és fizetős csomagokat is. Azonban e csomagok tartalma között rengeteg különbség van. Az ingyenes fiókoknál gyakran korlátozzák, hogy hányan tudnak részt venni egyszerre a megbeszélésen vagy milyen hosszú értekezletet tarthatunk. Például a Zoom ingyenes csomagjában 40 perces limit van minden egyes meeting esetén.

A másik típusa a csomagok megkülönböztetésének az elérhető funkciók. Az ingyenes fiókok estében előfordulhat, hogy kevesebb funkcióhoz férhetünk hozzá, mint a különböző csomagokhoz tartozók.

Videokonferencia-szolgáltató szoftverek kiválasztása

A videokonferencia-szolgáltatás kiválasztása során még a döntés meghozatala előtt érdemes figyelmet szentelni a különböző szoftverek funkcióinak.

• Résztvevők száma

Valószínűleg olyan szolgáltatást szeretnénk választani, amely biztosítja, hogy az összes felhasználó, akit szeretnénk, egyszerre vehessen részt a megbeszélésen. Ezt azért fontos a döntés előtt számba venni, mert néhány szoftver korlátozza a résztvevők számát 10 fő alá. Míg mások olyan megoldást is biztosítanak, amely lehetőséget ad a pár ezer fős konferenciák lebonyolítására is.

• Videó Stream

A meetingen egyszerre jelenlévők számának korlátozásával kapcsolatban azt is figyelembe kell venni, hogy hány ember képes egyszerre videókapcsolat létrehozására. Ha azt akarjuk, hogy minden jelenlévőt láthassunk a kamerán egyazon időben, akkor olyan szolgáltatást kell választanunk, amely garantálja ezt.

• A videó és hang minősége

Lehet, hogy nincs szükségünk tökéletes, film minőségű videós képre, de azt sem akarjuk, hogy a kép szemcsés vagy elmosódott legyen. A képminőségnek elég jónak kell lennie, hogy ne okozzon problémát a megbeszélés többi résztvevője számára.

Ezen kívül, a legtöbb estben a jó hangminőség a legfontosabb szempont a videokonferencia-szolgáltatás tulajdonságai között. A jó minőségű kép nem ér semmit, ha a résztvevők nem hallanak minket vagy a mondandónkat. A megfelelő videokonferencia-szolgáltatás kiválasztása előtt győződjön meg arról, hogy mind a hang, mind a kép minősége megfelel a hatékony munkavégzés céljára.

• Telefonos hívás

Az, hogy mindig mindenki, akit szeretnénk, videós formában csatlakozzon az értekezlethez, nem mindig lehetséges. Olyankor jó, ha a szoftver biztosít lehetőséget arra, hogy a résztvevők telefonon csatlakozzanak be, így legalább hallhatják a megbeszélést.

• Képernyőmegosztás

A legtöbb szoftver megengedi, hogy a rendszergazda megossza a képernyőjét, némelyik alkalmazás pedig még azt is, hogy bárki a részvevők közül tegyen így. Azonban hatalmas előnye a felhőalapú videokonferencia-szolgáltatásoknak az a képességük, hogy lehetőségünk van megosztani a különböző dokumentumokat, prezentációkat, táblázatok és minden más fájlt, amit csak szeretnénk.

• Integrálhatóság

A különböző videokonferencia-szolgáltató szoftverek összekacsolhatók online naptárakkal vagy e-mail fiókokkal is. Így egyszerűvé válik a megbeszélések ütemezése és a résztvevők meghívása is. Mikor egy megbeszélés be van ütemezve, a csatlakozáshoz szükséges teendők automatikusan megjelennek a meghívottaknak küldött e-mailben, valamint a naptárban is láthatóak lesznek.

• Asztali és mobilos hozzáférés

Az, hogy irodán kívül vagyunk, többé nem lehet mentség arra, hogy kihagyunk egy videóhívást. A legtöbb videokonferencia-szolgáltató szoftver rendelkezik asztali és mobilapplikációs megoldással, mind IOS mind Android operációs rendszer alapú készülékekre. Ezek segítségével akár még házigazdaként is lebonyolíthatunk egyet, illetve részt vehetünk értekezleteken csupán egy okostelefonnal is.

• Felvétel

Vannak olyan helyzetek, amikor valaki nem tud részt venni egy fontos megbeszélésen vagy az olyan információkat tartalmaz, amelyet szeretnénk később újra hallani. Éppen ezért, a legtöbb videokonferencia-szolgáltató szoftver tartalmaz egy olyan funkciót, amellyel felvehetők és később visszanézhetők a megbeszélések. A különbség a szoftverek között leginkább a tárolás helyében mutatkozik meg. Néhány szolgáltató felhőben tárolja a felvett beszélgetéseket és a videóhívásokat, míg mások megkövetelik, hogy mi tároljuk azokat a saját eszközeinken.

• Azonnali üzenetküldés

Néhány szoftver lehetőséget ad arra, hogy üzenetet küldjünk a résztvevők számára, akár az egész csoport, akár  csak egy-egy személy számára. Ez hasznos lehet, ha van egy kérdésünk, de nem szeretnénk megzavarni a beszélőt.

A vállalkozások más tulajdonságokat, szolgáltatásokat is kereshetnek egy szoftverben, például hogy legyen meg a lehetőség lezárni egy megbeszélést miután az megkezdődött. Másik hasznos funkció lehet a whiteboard, amellyel akár egy brainstorming is könnyen levezényelhető.

Végül összegyűjtöttük 2020 legnépszerűbb videokonferencia-szolgáltató szoftvereit megemlítve néhány tulajdonságukat.

GoToMeeting

A GoToMeeting egy kiváló videokonferencia-szolgáltató szoftver kis létszámú vállalatok számára. Mialatt a rendszer lehetővé teszi, hogy akár 3000 személlyel is rendezzen megbeszéléseket, addig, a választott csomagtól függően, a résztvevők közül csak 25 lehet jelen egyszerre videós formában. Ez az oka, amiért a szolgáltatás nem megfelelő a nagyobb létszámú vállalkozásoknak, akik hatalmas, nagy létszámú értekezleteket tartanak.

A rendszergazda teljes irányítással rendelkezik a megbeszélés felett, beleértve, hogy képes lenémítani, illetve a némítást feloldani is a résztvevőknél. Továbbá meghatározhatjuk azt is, kik láthatják a videóképeket. De, ha mind a 25 videócsatornát használjuk és még valaki szeretné bekapcsolni a kamerát, akkor a rendszergazdának ki kell kapcsolnia valaki más kameráját.

Ez a szoftver is tele van értékes funkciókkal és eszközökkel, mint például a képernyő megosztása, felvétel, rajzeszközök, zárt megbeszélések, átírások és üzenetküldés. A GoToMeeting elérhető számítógépes programként, mobilos applikációként és böngészőn is. Lehetőségünk van létrehozni azonnali megbeszéléseket vagy ütemezhetjük őket későbbre, ráadásul Outlook-kal és Google Naptárral is integrálható. A nagy felbontású video stream kristálytiszta képet mutat a megbeszélés alatt. Továbbá a csevegési funkció lehetővé teszi, hogy a beszélő megzavarása nélkül is kommunikáljunk egymással.

A GoToMeeting elérhető 14 napos ingyenes próbaverzióban és három különböző szolgáltatási csomagban. A Professional csomag 14$/hó/felhasználó, a Business csomag 19$/hó/felhasználó. A harmadik, az Enterprise csomaghoz, közvetlenül kapcsolatba kell lépnie a GoToMeeting vállalattal egyéni ajánlatért. Ez havonta 18$ és 47,20$ között mozog fiókonként. Mindegyik csomaghoz van árengedmény, ha éves fizetést választunk.

Microsoft Teams

Microsoft Teams ideális olyan vállalkozásoknak, amelyek az Office365 programjait is használják. A Teams ugyanis szerepel ebben az előfizetésben, így további költségek nélkül használható a legnépszerűbb programokkal, mint a Word, Excel és PowerPoint. A csomag 5$/hó/felhasználó és 20$/hó/felhasználó között mozog éves előfizetésben. Van egy ingyenes verziója, de ez csak one-to-one videóhívást engedélyez, nem pedig több résztvevős értekezleteket.

Az összes csomaggal lehetőség van a 250 résztvevős megbeszélések lebonyolítására. A videokonferencia eszközei közül meg kell említenünk, hogy tarthatunk szavazásokat, megoszthatjuk a képernyőt, és dolgozhatunk digitális whiteboardon. Ráadásul segíti a közös munkát a csevegési felülettel, az audiohívásokkal és a fájlmegosztásokkal. Használhatjuk az alkalmazást egyszerre számítógépen és mobileszközön is.

A Microsoft Teams-et gyakran használják az oktatási intézmények és a nagyobb vállalatok, ahol elengedhetetlen a közös munka egyes dokumentumokban.

Skype

A Skype egy olyan telekommunikációs alkalmazás, amely a Teams-hez hasonlóan a Microsoft fejlesztése. Ez a típusú videokonferencia-szolgáltató szoftver kisebb megbeszélésekre alkalmas, ugyanis viszonylag kevés embert tudunk bevonni a konferenciába, a maximum 50 fő. A beszélgetés során képesek vagyunk fájlokat, képeket, hangokat és szövegeket küldeni, valamint rögzíteni a beszélgetést és megosztani a képernyőt. A Skype-nak is van fizetős változata is, a Skype for Business, ahol akár 250 résztvevővel is rendezhetünk megbeszélést.

Webex

Webex egy kiváló felhőalapú videokonferencia-szolgáltató szoftver. A felhasználóknak hozzáférésük van két különböző felülethez: a Weebex Meeting-hez és a Webex Teams-hez. Az előbbi egy letisztult videokonferencia megoldás, amellyel 200 fős videóhívásokat bonyolíthatunk le, attól függően, hogy milyen szolgáltatási csomagot választottunk.

A csomagok ára 14,95 és 29,95$/hó között mozog, 10% kedvezménnyel éves fizetés esetén. A többi videokonferencia-szolgáltatástól eltérően, itt a különböző csomagok a maximális résztvevőlétszám szerint vannak elosztva, de minden funkció használható minden csomagban.

A Webex Meeting használatával ugyanúgy lehetőségünk van HD videóképre, beszélő nézetre, képernyő megosztásra és felvételre is. Ez a szoftver összekapcsolható az Office 365-tel, az Outlookkal és Google Naptárral is. Ráadásul a Webex Meeting összes felhasználójának hozzáférése van a Webex Teams-hez, ami egy olyan alkalmazás, amely élhetővé teszi a folyamatos csapatmunkát videós megbeszélésekkel, csoportüzenettel, fájlmegosztással és whiteboarddal. Ezt a felületet arra tervezték, hogy ez legyen a közös tere a munkatársakkal való közös munkának. A Webex-be bejelentkezhetünk teljesen online, de hozzáférhetünk a szoftverhez asztali számítógépes alkalmazásról, valamint telefonos applikációról is.

Zoom

Zoom talán az egyik legjobb videokonferencia-szolgáltató szoftver. Olyan szolgáltatásokat és csomagokat kínál, amelyek beleférnek minden vállalkozás költségvetésébe. A felülete könnyen használható és rengeteg funkció, illetve eszköz áll a rendelkezésünkre a konstruktív értekezletek és megbeszélések lebonyolítására. Ami igazán különlegessé teszi ezt a szoftvert, hogy bárki, aki részt vesz a megbeszélésen láthatja a HD videócsatornáját és saját webkameráját egy időben. A legtöbb videokonferencia-szolgáltató szoftver ugyanis meghatároz egy limitet a videóképek egyszerre megjelenő számában.

A rengeteg funkció közül a telefonos bejelentkezési lehetőséget, értekezletek rögzítését, képernyőmegosztást, csoportos és egyéni üzenetküldést érdemes megemlíteni. A szoftver összekapcsolható mind a Google Chrome-mal, mind az Outlookkal. Vannak olyan eszközök, amelyek lehetővé teszik, hogy jelezzünk, ha valamilyen kérdésünk van, anélkül, hogy megzavarnák az előadót. Továbbá lehetőség van más ember kijelölésére, aki ütemezheti a találkozókat. A HD videó és galéria nézet biztosítja, hogy láthassuk az összes többi résztvevőt a meetingen egyszerre. A Zoomot könnyű beállítani és használni. Van számítógépes szoftvere Mac-re és Windows-ra is, illetve IOS és Android operációs rendszerű eszközökre is. A rendszergazda létrehozhat azonnali meetinget, valamint ütemezheti is azokat. A résztvevőknek csak egy linkre kell kattintaniuk, ha csatlakozni szeretnének a megbeszéléshez.

Ennek a videókonferencia-szolgáltatásnak van ingyenes és fizetős csomagja is. A fizetős csomagok 14,99$ és 19,99$ /hó/felhasználó között mozognak.

2020 tavaszán megjelentek a hírek a Zoom biztonsági problémáiról. Ezek alapján könnyen feltörhetők voltak a beszélgetések és beléphetett más is az értekezletekbe. Most idén ősszel egy új titkosítási rendszert vezettek be próbaverzióként, amellyel akár az egyik legbiztonságosabb videokonferencia-szolgáltató szoftverré válhat a szoftver a piacon.

Facebook Portal

2020 szeptemberében a fent említett videokonferencia szolgáltatások közül a Zoom, a GoToMeeting és a Webex már összekapcsolhatók a Facebook Portal-lal.